Zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osob prawnych w przypadku, gdy środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową środków trwałych powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich ulepszenie w danym roku podatkowym przekracza 3.500,00 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości użytkowej z dnia przejęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.
Ponieważ jak Pani zauważyła budynek mieszkalny nie stanowi środka trwałego wspólnoty mieszkaniowej, tym samym nakłady poniesione na jego ulepszenie nie zwiększają wartości środka trwałego w ewidencji pozaksięgowej wspólnoty.
Poniesione koszty należy odnieść zgodnie z uchwałą wspólnoty określającą sposób sfinansowania tych nakładów, czyli do koszty zarządu nieruchomością wspólną. Częścią tych kosztów są wydatki na remonty i modernizacje sfinansowane funduszem remontowym wspólnoty względnie rozliczeniami międzyokresowymi przychodów.
Poniżej podaję zapisy ewidencji pozaksięgowej w dwóch wersjach:
Wersja pierwsza - nakłady na modernizację sfinansowano funduszem remontowym
• należność z tytułu funduszu remontowego Wn 21 - rozrachunek w właścicielami, Ma 80 - Fundusz remontowy,
• wpłata należności na fundusz remontowy Wn 13 - rachunek bankowy, Ma 21 - rozrachunek z właścicielem,
• koszt modernizacji - Wn 80 - Fundusz remontowy, Ma 20 - rozrachunek z kontrahentem,
• zapłata za poniesione nakłady kredytem bankowym W 20 - rozrachunek z kontrahentem, Ma 13 - kredyt bankowy,
• spłata raty kredytowej - wyciąg bankowy konta kredytowego - Wn 13 - kredyt bankowy, Ma 14 - środki pieniężne w drodze,
• spłata raty kredytowej - wyciąg bankowy konta obrotowego wspólnoty Wn 14 - środki pieniężne w drodze, Ma 13 - rachunek bankowy obrotowy,
• odsetki od zaciągniętego kredytu Wn 80 - fundusz remontowy, Ma 13 - rachunek bankowy konta obrotowego,
Wersja druga - nakłady na modernizację sfinansowane rozliczeniami międzyokresowymi kosztów
• należność z tytułu modernizacji Wn 21 - rozrachunek z właścicielami, Ma 84 - przychody przyszłych okresów (modernizacja),
• wpłata należności na fundusz remontowy Wn 13 - rachunek bankowy, Ma 21 - rozrachunek z właścicielem,
• koszt modernizacji - Wn 40 - koszty zarządu nieruchomością wspólną (modernizacja), Ma 20 - rozrachunek z kontrahentem,
• pokrycie kosztu modernizacji rozliczeniem międzyokresowymi przychodów Wn 84 - rozliczenie międzyokresowe przychodów, Ma 70 - przychód z tytułu zarządu nieruchomością wspólną (modernizacja),
• zapłata za poniesione nakłady kredytem bankowym W 20 - rozrachunek z kontrahentem, Ma 13 - kredyt bankowy,
• spłata raty kredytowej - wyciąg bankowy konta kredytowego - Wn 13 - kredyt bankowy, Ma 14 - środki pieniężne w drodze,
• płata raty kredytowej - wyciąg bankowy konta obrotowego wspólnoty Wn 14 - środki pieniężne w drodze, Ma 13 - rachunek bankowy obrotowy,
• odsetki od zaciągniętego kredytu Wn 40 - koszty zarządu nieruchomością wspólną (modernizacja), Ma 13 - rachunek bankowy konta obrotowego.

Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości Dz. U. Z 2002 roku nr 76 poz. 694) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe dokumenty ewidencji księgowej przechowuje się, co najmniej przez okres:
• księgi rachunkowe - 5 lat,
• karty wynagrodzeń pracowników przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
• pozostałe dokumenty - 5 lat.
Zasady przechowywania dokumentacji finansowej reguluje art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z którego to zapisu wynika, że księgi rachunkowe oraz dowody księgowe i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W wspólnocie mieszkaniowej za prawidłowe sporządzanie sprawozdań finansowych oraz przechowywanie dokumentacji odpowiada wspólnota mieszkaniowa, bo to ona wybiera swój zarząd. W przypadku podjęcia wiadomości o nieprawidłowościach, jakich dopuścił się "stary zarząd" na nowym zarządzie spoczywa obowiązek wyprostowania nieprawidłowości z poinformowaniem organów ścigania w przypadku, gdy zastane nieprawidłowości mają znamiona przestępstwa.
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej, który aktualnie nią zarządza jest upoważniony do dokonywania wszelakich czynności związanych z zarządzaniem wspólnotą mieszkaniową i tym samym to on odpowiada przed współwłaścicielami za czyny dokonane pod rządami poprzednich zarządów, bo te czynności wykonywał zawsze zarząd wspólnoty, czyli organ powstały z nadania wszystkich współwłaścicieli danej nieruchomości.
Natomiast członkowie zarządu jako osoby fizyczne odpowiadają przed współwłaścicielami zgodnie z wymogami kodeksu cywilnego.

Stan środków finansowy na wydzielonym koncie funduszu remontowego nie będzie obciążony w roku 2004 podatkiem dochodowym osob prawnych pod warunkiem wydatkowania środków na cele związane z remontami wspólnoty mieszkaniowej.
W tym miejscu pozwolę sobie na drobną dygresję, ale tylko porządkową. Dochodem wspólnoty mieszkaniowej jest nadwyżka przychodów nad ich kosztami, tym samym środki gromadzone na kontach bankowych nie są opodatkowane niezależnie, lecz jedynie wynik finansowy, jaki uzyskuje wspólnota. W roku 2004 miedzy innymi do przychodów wspólnoty mieszkaniowej zaliczane są również wpłaty na fundusz remontowy wspólnoty, a kosztami wspólnoty mieszkaniowej są wydatki na remonty. Tym samym dochodem wspólnoty jest wynik a nie stan konta bankowego wyrażający aktualny stan środków finansowych, jakie posiada wspólnota.

Zaoszczędzone przez wspólnotę mieszkaniową środki na dzień 31.12.2004 roku tak w zakresie zaliczki na utrzymanie nieruchomości wspólnej jak również nierozliczone świadczenia z tytułu zużycia mediów w poszczególnych lokalach współwłaścicieli a także kumulacja środków na funduszu remontowym wspólnoty nie są objęte w roku 2004 podatkiem dochodowym od osob prawnych. Powyższe zostało zapisane w art. 5 ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osob prawnych oraz niektórych innych ustaw(Dz. U. Nr 202 z 2003 roku poz. 1957). Zaoszczędzone przez wspólnotę środki muszą być wydatkowane na cele określone w obowiązującym w roku 2003 art. 17 ust. 1 pkt 4m, czyli na cele związane z utrzymaniem zasobów mieszkaniowych względnie wydatkowanych na rzecz członków wspólnoty

• W przypadku gdy emeryt, współwłaściciel nieruchomości (właściciel lokalu) został w drodze uchwały zebrania wybrany członkiem zarządu. W ślad za wyborem wspólnota mieszkaniowa w drodze uchwały określiła wynagrodzenie dla członka zarządu za sprawowaną funkcję względnie czynności to tak wypłacane przez wspólnotę wynagrodzenie, jakie otrzymuje członek zarządu nie podlega oskładkowaniu w ZUS, nie podlega podatkowi VAT. Wypłacane w tej formie wynagrodzenie podlega obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osob fizycznych. Wysokość podatku wynosi 19%.
Na marginesie zadanego przez państwa pytania muszę dodać, że bez znaczenia jest aktualny status względem prawa pracy członka zarządu. Bez względu na to czy członek zarządu jest emerytem czy też czynnym zawodowo pracownikiem, względnie prowadzącą działalność gospodarczą osobą fizyczną - obowiązki wspólnoty mieszkaniowej względem ZUS-u, oraz Urzędu Skarbowego pozostają bez zmian.
• Zatrudnianie przez wspólnotę mieszkaniową pracownika na umowę zlecenia, który oprócz umowy zlecenia wykonuje również czynności na podstawie umowy o pracę i nie chce dobrowolnie ubezpieczyć się, wystarczająca jest opłacanie do ZUS tylko składki na ubezpieczenie zdrowotne. Wynagrodzenie to jest nie objęte podatkiem VAT (patrz, art. 15 ustawy o VAT). Obowiązkowo wspólnota mieszkaniowa musi odprowadzać za zatrudnionego na umowę zlecenia pracownika podatek dochodowy od osob fizycznych w wysokości 19 %, potrącając z tego podatku 7,75% składki na ubezpieczenie zdrowotne. Ponieważ składka na ubezpieczenie zdrowotne w roku 2005 wynosi 8,50 %, różnicę w wysokości 0,75 % potrącić należy z wynagrodzenia przeznaczonego do wypłaty.

Zgodnie z zapisem art. 1 a ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U z 2002 nr 9 poz. 84) ustawodawca z dniem 1 stycznia 2003 roku zwolnił piaskownice z opodatkowania podatkiem od nieruchomości.Podatkiem tym objęte są między innymi budynki i budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.Zgodnie z zapisem art. 3 pkt 4 ustawy z dnia 27 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. Z 2003 r nr 207 poz. 2016) pod pojęciem budowli w rozumieniu prawa budowlanego należy uznać nie będący budynkiem lub obiektem małej architektury obiekt budowlany.
Obiektami małej architektury są niewielkie obiekty, a w szczególności:
• obiekty kultu religijnego, jak kapliczki, krzyże przydrożne, figury,
• posągi wodotryski i inne obiekty architektoniczne zaliczane do architektury ogrodowej,
• obiekty użytkowe służące rekreacji codziennej, utrzymania porządku, jak piaskownice, huśtawki, drabinki, śmietniki.
Reasumując wszystkie obiekty budowlane z wyjątkiem nie będących budynkami lub obiektami małej architektury są objęte podatkiem od nieruchomości.W wspólnocie mieszkaniowej podatnikami podatku od nieruchomości są właściciele nieruchomości z zastrzeżeniem zapisu art., 14 ustawy o własności lokali, z którego to wynika, że na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się między innymi podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba, że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali.